Penerapan TQM di Sekolah

 (Arsip Tugas Mata Kuliah TQM Tahun 2009)

1. Apakah organisasi Sdr mempunyai focus pada customer? Usaha apa saja yang dilakukan untuk memahami keinginan customer?

Organisasi tempat saya bekerja adalah salah satu SMP di Wonosobo. Sebagai  Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional (RSBI) yang pertama di kabupaten Wonosobo tentu mempunyai focus pada customer dalam penyelenggaraan pendidikan. Baik itu pelanggan internal maupun pelanggan eksternal. Pelanggan internal meliputi siswa, orang tua siswa, dan komite sekolah. Sedang pelanggan eksternal meliputi masyarakat , Sekolah Menengah Atas (SMA) sebagai lembaga pendidikan setingkat lebih tinggi, instansi atau  lembaga tertentu.

Beberapa usaha yang telah dilakukan untuk memahami keinginan pelanggan antara lain :

a. promosi, tentang program RSBI yang meliputi visi , misi, tujuan, kegiatan, prestasi serta tata cara pendaftaran siswa baru tahun pelajaran 2010/2011 ke SD-SD unggulan di kabupaten Wonosobo.

b. sosialisasi, dengan membuat spanduk/poster tentang penerimaan siswa baru dan dipasang di tempat-tempat strategis serta mengumumkan melalui blog. Selain itu juga membuat brosur yang dibagikan kepada calon peserta yang mendaftarkan diri di sekolah tersebut.

c. komunikasi, dengan mengundang orang tua siswa/wali dan pengurus Komite Sekolah untuk mengadakan rapat pleno Komite guna membicara program dan pembiayaan program tersebut demi tercapainya tujuan sekolah.

d.unjuk kualitas, dengan mengadakan perpisahan, spenza action, dan gelar seni setiap akhir tahun sebagai pertanggungjawaban kegiatan ekstrakurikuler dan pengembangan diri siswa selama satu tahun.

e. mengadakan kerjasama dengan lembaga bonafit guna memberikan kualitas layanan prima kepada siswa berupa kegiatan unggulan atau tryout.

2. Sejauh mana teamwork diberdayakan?

Team work di sebuah SMP terdiri dari 2 wakil kepala sekolah, 4 pembantu urusan,  wali kelas, guru, team pengelola keuangan sekolah, dan kepanitiaan kegiatan sekolah yang sifatnya incidental.

Pemberdayaan Team work :

     a. Pembagian tugas team work secara terstruktur, berdasarkan Surat Keputusan Pembagian Tugas bagi pembantu urusan, wali kelas, guru mapel, guru BK, dan staf TU. Berdasarkan SK tersebut masing-masing personil menjalankan tugas dengan sebaik-baiknya.

     b.Kepanitian kegiatan sekolah diberi kewenangan penuh dalam menyusun rencana, melaksanakan, dan membuat laporan. Kepala Sekolah hanya memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas tersebut. Pembentukan kepanitiaan berdasarkan kemampuan dan kinerja seseorang, sehingga team yang terbentuk solid dan mampu bertugas dengan kompak dan sukses.

3. Seberapa besar komitmen managemen untuk meningkatkan mutu?

    Untuk menyatukan komitmen dalam meningkatkan mutu, seluruh unsur organisasi diwajibkan selalu mengacu ke visi, misi, dan tujuan sekolah dalam setiap melaksanakan tugas /kegiatan sekolah. Komitmen tersebut seperti : memberikan pelayanan terbaik dan berkualitas,  pelayanan secara ramah, sopan, dan cepat, kesanggupan guru dalam menguasai IT, dan selalu meningkatkan kualitas pembelajaran, disertai dengan control dan evaluasi Kepala Sekolah secara terprogram.

4. Seberapa besar pelibatan dan pemberdayaan karyawan dilakukan?

Pemberdayaan karyawan ( guru dan karyawan) di sebuah SMP telah dilakukan hampir 85%. Yang 15% lainnya masih diduduki oleh orang-orang tertentu yang dipandang berkompeten . Orang-orang tersebut dipilih langsung oleh kepala sekolah sesuai dengan kaca mata kepala sekolah.Guru dan karyawan di Instansi  kamii belum semua PNS. Ada 3 orang guru berstatus GTT, dan 11 orang PTT. Pelibatan dan pemberdayaan karyawan tidak hanya mengutamakan yang PNS namun juga yang Non PNS, baik GTT maupun PTT. Misalnya, GTT juga  mendapat tugas tambahan sebagai wali kelas, pengurus UKS atau ikut dalam  kepanitiaan. PTT juga sering dilibatkan dalam kepanitiaan kegiatan sekolah untuk bidang tertentu. Setiap guru memiliki tugas fungasi yang berbeda, sebagai kendali pelaksaan tugas adalah jadwal pelajaran dan surat keputusan. 

5. Seberapa besar pelatihan diberikan kepada karyawan?

    Sesuai komitmen untuk meningkatkan kualitas layanan kepada customer, pihak sekolah beberapa kali melaksanakan kegiatan pelatihan bagi guru maupun karyawan. Pelatihan bagi guru yang sifatnya penugasan peserta mengikuti pelatihan ke luar  baik tingkat kabupaten, propinsi, nasional,maupun internasional, seperti (MGMP, diklat, workshop, seminar, dll) selalu disuport oleh kepala sekolah. Pelatihan intern sekolah juga dilakukan, seperti workshop pembuatan media pembelajaran berbasis IT, workshop penilaian, pelatihan membuat blog, pelatihan membuat PTK, pelatihan bahasa Inggris, dsbnya. Bagi karyawan TU juga diberikan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan dalam peningkatan pelayanan kepada siswa, guru, maupun orang tua siswa/wali.

6. Menurut Saudara, apa yang masih perlu ditingkatkan dari kelima aspek di atas?

     Yang perlu ditingkatkan dari kelima aspek tersebut adalah pelibatan dan pemberdayaan karyawan. Baik pelibatan  guru maupun karyawan TU belum maksimal. Pergantian personil dalam kepanitiaan juga belum sportif sesuai dengan SDM yang dimiliki, masih ada unsur kedekatan/suka tidak suka. Apabila pembentukan kepanitiaan ditugaskan kepada pembantu kepala sekolah urusan tertentu juga belum obyektif. Ada kecenderungan berdasarkan group/kelompok. Jadi belum memberi peluang kepada guru lain di luar team tersebut.